Comercializadora Alternativa Natural

El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL implementa tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, accionistas, proveedores, contratistas, empleados y otros. En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y empresarial de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correos corporativos, información física, mensajes de texto, mensaje de voz, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, contratistas y vinculados.

La presente se ajustará en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones legales sobre la materia.

Operativización de la política:

• OBJETIVO GENERAL

Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley emblema del derecho al Habeas Data.

Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

• DEFINICIONES

Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.

Base de datos: conjunto de datos personales.

Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que Política Manejo de Información y Datos Personales puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.

Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la Política Manejo de Información y Datos Personales forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• DERECHOS QUE TIENEN FRENTE A LA COMPAÑÍA TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

PRIMERO: Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.

SEGUNDO: Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL.

TERCERO: Derecho a ser informado por COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.

CUARTO: Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.

QUINTO: Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.

SEXTO: Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL, para lo cual la empresa con ayuda de la Política Manejo de Información y Datos Personales y su Departamento de TIC´S se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.

• CASOS EN LOS CUALES COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

1. Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas. Pero por tratarse de Datos Sensibles se solicitará una vez agotada la urgencia la respectiva autorización
4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

• A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

• A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL.
• A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
• A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia. Política Manejo de Información y Datos Personales.
• A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL.

• DEBERES QUE TIENE COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS

La COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL, reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

1. La compañía deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
2. La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios puede ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través de los sitios web de COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL entre otros.
3. La compañía debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
4. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
5. La empresa debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener la página web de La COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL, la Línea Fija de Servicio a Cliente y las oficinas físicas de Servicio al Cliente de todas sus sedes y/o sucursales, como también el departamento de archivo.
6. La compañía, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.
7. La compañía deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

• FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliado estratégicos, filiales, subordinadas entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

• Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
• Ofrecer servicios de salud, así como realizar campañas de promoción, marketing publicidad.
• Fines Contables y de Políticas de SARLAFT.
• Fines de calidad en los servicios prestados por COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL y servicio prestados a COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL.

Por lo anterior, La COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL realizará según sea necesario las siguientes acciones:

PRIMERO: Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.

SEGUNDO: Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos Política Manejo de Información y Datos Personales.

TERCERO: Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales

CUARTO: Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.

• AUTORIZACIÓN

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información: o Quien es el responsable o encargado de recopilar la información o Datos recopilados o Finalidades del tratamiento o Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos o Información sobre recolección de datos sensibles DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013.

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la Autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los términos de la Ley. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La Autorización podrá otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones:

1. Por escrito.
2. De forma verbal o

• Política Manejo de Información y Datos Personales Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Así mismo, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 10º del Decreto 1377 de 2013, COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL público en diarios de amplía circulación nacional, el aviso de privacidad a través del cual comunico la existencia de la presente política, informando al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio. Conforme se indica en este Decreto, si en el término de treinta (30) días hábiles a partir de la implementación del anterior mecanismo, los titulares no contactaron al RESPONSABLE o ENCARGADO para solicitar la supresión de sus datos personales, el RESPONSABLE y ENCARGADO podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades previstas e indicadas en la política de tratamiento de la información.

• PROTECCIÓN DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES.

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL, asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

• FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS.

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

1. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES: Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL, por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado Política Manejo de Información y Datos Personales a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas: i. La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, dirigido a COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición. ii. Una vez recibida la petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga “reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. iii. El solicitante recibirá una respuesta por parte de COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud. iv. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. CONSULTAS: La Política de manejo de la información personal por parte de COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán ser consultados a través de los siguientes medios: comercializadoralternativanatural.com y en las recepciones de cada sede y/o sucursal, en la Política Manejo de Información y Datos Personales, Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información. Podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico: servicioalcliente@comercializadoralternativanatural.com o en las recepciones de las sedes o sucursales de COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL.

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL, Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación: Razón social: COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL NIT: 1070600360-7 Domicilio principal: TRANSVERSAL 26 No. 5A-02 Torre 1 Oficina 406, Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el del servicio al cliente a través del correo electrónico servicioalcliente@comercializadoralternativanatural.com

406. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Eventualmente, COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL podrá tener la calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, caso en el cual los datos de identificación son los siguientes: Razón social: COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL NIT: 1070600360-7 Domicilio principal: TRANSVERSAL 26 No. 5A-02 Torre 1 Oficina 406. Política Manejo de Información y Datos Personales, Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el Área Jurídica a través del correo electrónico servicioalcliente@comercializadoralternativanatural.com

Dada en la ciudad de Bogotá D.C. a los 09 días del mes de Octubre de 2019,

JOSE FREDY DIAZ CUENCA

C.C.: 1.070.600.360

COMERCIALIZADORA ALTERNATIVA NATURAL